Un manuel de procédures n'a de valeur que s'il décrit le fonctionnement réel de l'organisation et s'il est utilisé. L'intervention formalise les circuits administratifs, financiers et comptables (demandes, validations, paiements, archivage) dans des documents précis, applicables et auditables.
Ce que couvre l'intervention
Manuels de procédures
Rédaction ou refonte des procédures administratives, financières et comptables : acteurs, étapes, pièces justificatives, délais et contrôles à chaque étape.
Circuits de validation
Structuration des seuils de délégation et des circuits d'approbation : qui engage, qui vérifie, qui autorise, qui paie.
Organisation de la fonction
Fiches de poste de la fonction administrative et financière, répartition des tâches et couverture des absences.
Piste d'audit
Règles de numérotation, de classement et d'archivage des pièces : chaque écriture peut être rattachée à sa pièce en quelques minutes.
Démarche
Un déroulé constant, du cadrage à la remise du livrable.
- 1 · Cadrage
- Lettre de mission, accord de confidentialité, liste des processus à couvrir et calendrier de rédaction.
- 2 · Relevé de l'existant
- Entretiens et observation : les procédures décrivent le réel, y compris ses exceptions, avant d'introduire les améliorations.
- 3 · Rédaction et validation
- Rédaction par cycles courts, relecture par les opérationnels concernés, arbitrages de la direction sur les points de contrôle.
- 4 · Déploiement
- Présentation aux équipes, mise en application accompagnée et calendrier de mise à jour du manuel.
Livrables types
Des documents datés, sourcés et prêts à l'usage : pour la direction, le conseil ou l'auditeur.
Manuel de procédures
Le document complet, structuré par cycle, avec logigrammes des circuits de validation.
Logigrammes de circuits
Chaque circuit clé sur une page : acteurs, étapes, seuils et pièces.
Fiches de poste
Les responsabilités de la fonction administrative et financière, écrites et cohérentes avec le manuel.
Plan de classement et d'archivage
Les règles qui rendent la piste d'audit vérifiable par un tiers.
Chaque mission est cadrée par une lettre de mission et un accord de confidentialité. Le périmètre, le calendrier et les livrables sont fixés avant le démarrage ; la durée dépend du périmètre retenu et figure dans la proposition d'intervention. Ces travaux relèvent du conseil en organisation et en contrôle interne ; ils n'incluent ni révision, ni certification des comptes, ni commissariat aux comptes.
Un premier échange, sans engagement.
En français ou en anglais. Accusé de réception sous 24 heures ouvrées.